Как проверить апостиль и сколько он действует

Как проверить апостиль: коротко

Где номер апостиля

Номер — поле 8 апостиля, рядом с ним дата (поле 6) и название органа (поле 7). Эти три реквизита нужны для любой проверки. Как устроен апостиль целиком, мы разобрали в статье что такое апостиль.

Реестр апостилей: есть ли он в России

По закону № 330-ФЗ реестр ведет каждый компетентный орган. В нем записаны номер и дата апостиля, фамилия и должность подписавшего документ. Реестр может быть бумажным или электронным. Любой заинтересованный человек может запросить проверку, и орган обязан сверить апостиль со своим реестром.

Конвенция требует того же: каждый орган, который ставит апостиль, ведет реестр и по запросу подтверждает данные.

Федеральный реестр апостилей

Под этим названием работает федеральная информационная система «Федеральный реестр апостилей, проставленных на документах об образовании и (или) о квалификации». Ее ведет Рособрнадзор, а сведения вносят региональные органы образования. В нем только апостили на дипломах, аттестатах и других документах об образовании.

На электронном апостиле для таких документов есть двумерный штрихкод. Он ведет на страницу с записью в реестре. Владельцу документа выдают выписку: номер и дата апостиля, его статус («действующий» или «недействующий»), реквизиты документа и органа.

Реестр ЗАГС

Апостили органов ЗАГС, поставленные после 01.06.2022, можно проверить на портале ЕГР ЗАГС. Есть два способа: считать QR-код с документа в мобильном приложении «Реестр ЗАГС» или ввести вручную номер и дату апостиля и орган ЗАГС.

Апостиль Минюста

По данным Гаагской конференции, Россия выдает электронные апостили с 2023 года, а проверяют их по QR-коду. Если кода нет или он не открывается, проверку запрашивают в Минюсте или его территориальном органе, который поставил апостиль.

Как проверить иностранный апостиль

Иностранный апостиль проверяют в стране, где его поставили. Многие страны ведут электронные реестры (e-Register) в рамках программы электронного апостиля e-APP. Сводный список таких реестров публикует Гаагская конференция по международному частному праву — e-APP Implementation Chart.

Порядок такой:

1. Найдите на апостиле название органа (поле 7), номер и дату.
2. Откройте сайт этого органа или реестр из списка Гаагской конференции.
3. Если онлайн-реестра нет, напишите в компетентный орган страны. Их список с контактами тоже есть на сайте Гаагской конференции.

Иностранный документ с апостилем в России обычно переводят и заверяют у нотариуса. Делаем нотариальный перевод.

Сколько действует апостиль

Срок действия апостиля конвенция не устанавливает. Апостиль подтверждает подпись и печать на дату их проставления, и это подтверждение не устаревает.

Но срок может быть у самого документа. Получатель часто требует свежую справку. Например, консульство Испании в Москве принимает справку о несудимости не старше 3 месяцев, а для гражданства Италии нужна справка не старше 6 месяцев. Новая справка — это новый документ, и апостиль на нее ставят заново.

Свидетельства о рождении и браке и дипломы бессрочны. Апостиль на них переделывать не нужно, если получатель не требует иного.

Апостиль МВД — что это

Это апостиль, который ставит МВД на собственные документы. Чаще всего — на справку о несудимости. Его ставит тот орган, который выдал справку: ГИАЦ МВД России или информационный центр МВД региона. На электронную справку МВД апостиль не ставит. В этом случае нотариус удостоверяет ее на бумаге, и апостиль на нотариальный документ ставит Минюст.

Справка с апостилем: что это и что значит «бумажная с апостилем» в Госуслугах

Справка с апостилем — это обычная справка на бланке с печатью, к которой добавлен апостиль. С ним ее примут в странах Гаагской конвенции.

Когда вы заказываете справку о несудимости на Госуслугах, в заявлении выбирают формат результата. Варианты такие:

• Электронная — файл с электронной подписью МВД. За рубежом ее как есть не примут.
• Бумажная — справка на бланке МВД, ее забирают лично.
• Бумажная с апостилем — та же бумажная справка, на которую МВД сразу ставит апостиль. Указывают страну назначения и оплачивают госпошлину 2 500 ₽.

Вариант с апостилем доступен не во всех регионах: смотрите, что предлагает форма заявления. Если его нет, апостиль ставят отдельно после получения справки. Подробно — на странице справка о несудимости с апостилем.

Если апостиль не проходит проверку

• Проверьте, правильно ли введены номер и дата, и тот ли орган вы выбрали.
• Апостили, поставленные до запуска электронных реестров, онлайн может не быть. Это не значит, что апостиль поддельный: запросите проверку в органе.
• Если запись в реестре отмечена как недействующая, нужен новый апостиль.

Поставим и проверим апостиль на российский документ. Цены и сроки — на странице апостиль.

Вопросы и ответы