В этой статье мы хотим дать определение удостоверению равнозначности электронного документа.
Ведение электронного документооборота уже давно и устойчиво влилось в нашу привычную жизнь. Многие необходимые документы сейчас можно заказать не выходя из дома: справки, налоговые выписки, некоторые виды свидетельств и прочие. Это существенно сокращает время, которое так сильно ценится в нашем бешеном ритме. Электронный документооборот не обошел и нотариальное делопроизводство. Нельзя не отметить высокую эффективность данного способа. Так, например, электронное взаимодействие между нотариатом и Росреестром позволило сократить срок регистрации права собственности до 1 рабочего дня при направлении документов через нотариуса. Единая информационная система позволяет нотариату сотрудничать не только с Росреестром, но и ФНС, МВД, Центральном каталогом кредитных историй, банками и другими инстанциями. Можно сказать, что заявители могут получить услуги в комфортном режиме «одного окна». В нашей практике абсолютное большинство заверений касается справок об отсутствии судимости с ЭЦП. Когда необходимо придать юридическую силу электронному документу, нотариус проводит процедуру равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Выполняя это действие, нотариус обеспечивает электронной версии документа ту же юридическую силу, что и оригинал, соответственно, после чего такой электронный документ может использоваться во всех инстанциях с тем же успехом, что и оригинал. Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью и иметь файл с изображением самого документа в формате pdf.
Электронный документооборот в нотариате в прямом смысле слова сокращает расстояние и стоимость доставки документов. Это касается законченных нотариальных актов, таких как согласие на выезд ребенка, доверенности, заявления, завещания и прочие. Распространенный случай, когда оба родителя находятся в разных городах, и нужно оформить согласие на выезд ребенка.
Пример оформления электронной доверенности у нотариуса
Рассмотрим процедуру, когда наш заказчик, скажем, находится во Владивостоке и оформляет доверенность на наших сотрудников для представления его интересов в тех или иных инстанциях в Москве.
- Мы направляем необходимую форму доверенности по e-mail заказчику или напрямую на электронную почту нотариусу в регионе по предварительной договоренности.
- Далее в нотариальной конторе привычным образом оформляется доверенность на бумажном носителе.
- Следующим этапом является преобразование бумажного варианта в электронный путем шифрования крипто-ключом электронной подписи нотариуса посредством специальной программы. В процессе заявитель получает zip-архив (контейнер с изображением бумажного документа и ЭЦП).
- Данный архив направляется региональным нотариусом нашему нотариусу через внутреннюю «Информационную систему нотариуса «еНот, либо архив направляется нашему менеджеру на почту, в данном случае мы самостоятельно направляем zip архив на личный email нотариуса, с которым работаем.
Таким образом, если в одном городе нотариально удостоверить электронный документ, отправить его по электронной почте (контейнер с изображением и ЭЦП), провести обратную процедуру (удостоверение равнозначности документа на бумаге электронному) в другом городе, можно получить юридически применимую в любых инстанциях версию документа в самые сжатые сроки. Даже самые быстрые логистические компании не могут обеспечить такую мгновенную передачу документов. И пересылка доверенности курьерской службой не требуется.
Мы рекомендуем нашим заказчикам пользоваться электронным документооборотом с целью экономии времени и средств на пересылку документов.
За более подробной информацией можно обратится к нашим экспертам!